Sådan vælger du et bogføringssystem

Et godt system gør det nemt at have overblik over økonomien og sparer dig tid.

Dit program til bogføring er en vigtig beslutning for din virksomhed. Det er her, din økonomi bliver samlet, og et godt system giver dig både overblik, og kan spare dig mange timer på administration. Derfor kan det betale sig at bruge tid på at vælge det rigtige system.

Her er nogle overvejelser, du bør gøre dig:

Start med jeres behov

Inden du kigger på konkrete systemer, bør du tage udgangspunkt i jeres behov.

Overvej:

Hvilken branche du er i, og om I styrer jeres økonomi på samme måde som andre i branchen
Hvilke arbejdsgange I har – hvordan håndterer I betalinger, udstedelse af fakturaer, afregning for timer, løn osv. Er der nogle arbejdsgange, som systemet skal passe til?
Hvordan og hvor ofte tager systemet backup?
Om du har særlige krav til funktionalitet

Særkrav kan fx være:

Mulighed for at redigere tekst direkte på fakturaer uden at oprette nye varenumre
Fleksible fakturalinjer
Specifik rapportering
Særlige arbejdsgange
Automatisk udsendelse af abonnementsopkrævninger
Valutakrav (og håndtering af moms i andre lande)

Vælg et system, der passer til din branche

Nogle bogføringssystemer er udviklet til bestemte brancher. Det vil ofte være en fordel at vælge et system, der er målrettet din branche, fordi det er specialdesignet til netop de behov, man typisk har i din branche, og mange funktioner vil derfor allerede være tilpasset din hverdag.

Vælg et system, der er nemt at arbejde i

Et bogføringssystem bliver en fast del af din hverdag, så det skal være nemt og intuitivt at bruge.

Hvis systemet er besværligt at arbejde i, koster det hurtigt tid – og øger risikoen for fejl. Kig derfor efter:

Et overskueligt design
En logisk opbygning
Enkle arbejdsgange
Gerne mulighed for massekontering (eller for at arbejde med flere “linjer” af gangen). Det sparer meget tid, når man ikke skal håndtere hver enkelt postering enkeltvis.

Det kan være en god idé at prøve en demo eller en gratis version, så du får en fornemmelse af systemet i praksis.

Overvej automatisering

Mange moderne systemer tilbyder automatisk bogføring, hvor fx bankposteringer matches med bilag.

Det kan spare rigtig meget tid – især hvis I får det sat rigtigt op fra start og lærer at bruge det korrekt.

Tænk på integrationer

Dit bogføringssystem skal fungere sammen med resten af din forretning.

Det gælder fx:

Tidsregistrering
Fakturering
Betalingsløsninger som MobilePay
Webshop eller kassesystem

Tjek på forhånd, at systemet passer sammen med de løsninger, I bruger i dag – eller overvej, om det giver mening at udskifte nogle af dem.

Målet bør være så automatiske og sammenhængende arbejdsgange som muligt.

Se mere om valg af system til tidsregistrering her.

Afstem med din revisor eller bogholder

Inden du beslutter dig, er det en god idé at tage en snak med din revisor eller bogholder.

Din bogholder skal arbejde i systemet, og kan måske kun arbejde i nogle systemer. Din revisor er måske også kun vandt til at arbejde i nogle systemer. Det kan være en fordel at vælge et system, som de kender.

Overvej behovet for support

Der er stor forskel på supportniveauet mellem systemerne.

Hvis du har brug for hjælp undervejs, kan det være en fordel med dansk support og nem adgang til rådgivning. Det kan spare dig for både tid og frustrationer.

Vælg et godkendt system

Din bogføring skal overholde kravene til digital bogføring. Det gør du nemmest ved at vælge et system, der allerede lever op til kravene.

Du kan finde listen hos Erhvervsstyrelsen her:
https://erhvervsstyrelsen.dk/fortegnelse-over-registrerede-bogfoeringssystemer

Du kan læse mere om, hvordan I implementerer digital bogføring i praksis her.

Tænk langsigtet

Til sidst er det vigtigt at tænke fremad.

Det er ofte besværligt at skifte bogføringssystem, så vælg en løsning, der også kan dække dine behov i takt med, at din virksomhed udvikler sig.