Hvis du lever af at sælge din tid – som fx tømrer, VVS’er, konsulent eller håndværker – opdager du hurtigt, hvor vigtigt det er at holde styr på kundetimerne. Ellers bliver det svært at fakturere timerne.

Samtidig er der kommet øget fokus på tidsregistrering i forbindelse med de nye regler om arbejdstid, som betyder, at medarbejderes arbejdstimer i mange tilfælde skal registreres.

Men hvordan gør man det i praksis?

Her gennemgår vi nogle af de mest almindelige måder at tidsregistrere på samt nogle gode råd til at vælge den rigtige løsning.

Der findes ikke en løsning, som passer til alle virksomheder. Det vigtigste er, at det er nemt for medarbejderne at registrere timer.

1. Huske timerne og skrive dem ned senere

Det er nok den mest udbredte løsning.

Man holder regnskab i hovedet og skriver timerne ned senere – måske i slutningen af ugen eller måneden, når der lige er tid.

Fordelen er, at det er nemt, og det kræver ingen systemer.

Ulempen er, at du glemmer timer. Kan du huske, hvad du lavede sidste fredag time for time? Nej? Så kan du heller ikke huske det, når du skal tidsregistrere…

Mange starter ud med denne løsning, men må erkende, at der er for mange timer, som ikke bliver registret korrekt hos kunderne.

2. Kalender eller timesedler

En mere struktureret løsning er at skrive arbejdstiden ned løbende i en kalender eller på timesedler.

Det kan være:

• En fysisk kalender
• Papir-timesedler
• En Outlook- eller google-kalender

Fysiske kalendere og papir

Papir kan være overraskende effektivt.

Det er nemt at se, hvis noget bliver rettet, og man kan ikke ved et uheld komme til at slette timer. Til gengæld kræver det manuelt arbejde:

• Håndskrift skal kunne læses
• Timer skal tælles sammen manuelt
• Kalenderen skal være tilgængelig dér, hvor arbejdet udføres. Det dur ikke, at kalenderen ligger på kontoret, hvis timerne skal registreres i bilen på farten.

Digitale kalendere

Digitale kalendere som Outlook eller Google Kalender har nogle klare fordele:

• De kan bruges fra telefonen
• Flere medarbejdere kan dele kalenderen
• Det er nemt at søge i tidligere registreringer

For mange mindre virksomheder kan en digital kalender være en enkel løsning, som fungerer fint uden et egentligt tidsregistreringssystem.

3. Tidsregistreringsværktøjer

Den mere avancerede løsning er dedikerede tidsregistreringssystemer.

Her findes der mange forskellige typer værktøjer – fra simple digitale stempelkort til avancerede apps med integrationer til økonomisystemer.

Nogle systemer fungerer som en digital udgave af det klassiske stempelkort, mens andre forsøger at gøre registreringen mere automatisk.

Det kan fx være systemer, som:

• Registrerer medarbejderens lokation
• Logger hvornår computeren bliver tændt
• Registrerer login på bestemte programmer
• Kobler timer direkte på kunder eller projekter

Mange løsninger kan samtidig integrere med økonomisystemet, så timer automatisk overføres til fakturering eller projektstyring.

Det kan spare meget administrativ tid – især hvis virksomheden har mange medarbejdere eller projekter.

Gode råd til valg af tidsregistrering

Der findes ikke én rigtig løsning.

Det vigtigste er at vælge noget, som passer til jeres virksomhed, arbejdsdag og medarbejdere.

Her er nogle ting, der er værd at overveje:

Det skal være nemt

Jo nemmere det er at registrere timer, desto større er sandsynligheden for, at det bliver gjort korrekt.

Hvis løsningen kræver for mange klik eller tager for lang tid, bliver registreringen ofte udskudt – og så mangler timerne senere.

Overvej hvem der skal taste

Det er ikke altid smartest, at alle medarbejdere selv skal sidde og taste detaljerede timer ind i et system.

I nogle virksomheder giver det bedre mening, at medarbejderne noterer timerne på en simpel måde – fx på papir eller i en simpel app – og at administrationen efterfølgende registrerer dem korrekt i systemet.

Det kan virke lidt gammeldags, men i praksis kan det være den løsning, som samlet set bruger mindst tid.

Kig på integrationer

Der er stor forskel på, hvor godt tidsregistreringssystemer arbejder sammen med de forskellige økonomisystemer.

Hvis timerne automatisk kan overføres til fakturering eller projekter, sparer det meget dobbeltarbejde.

Overvej hvor godt det integrerer med jeres økonomisystem, da der er stor forskel på, hvor hurtige systemerne er at arbejde i. Det er en fordel, at kontoret kan redigere i timerne uden at skulle vente på, at der er en side som skal hentes hele tiden.

Tjek sikkerheden

Vælg et system, som er sikkert. Data over jeres tidsregistrering er forretningskritisk, fordi det ofte er en del af grundlaget for at fakturere timer til jeres kunder. Tænk over, hvad der ville ske, hvis I pludselig ikke havde det? Kan I så udstede fakturaer til jeres kunder?

Hvis I ikke kan, at der ekstra vigtigt, at der er styr på sikkerheden ift. backup, login mv.

Læs evt. mere her:

De 7 råd om it-sikkerhed – et godt sted at starte

Konklusion

Tidsregistrering handler ikke kun om dokumentation og lovkrav. Det handler også om at få faktureret de timer, virksomheden faktisk bruger.

Den bedste løsning er ikke nødvendigvis den mest avancerede – men den løsning, som medarbejderne rent faktisk får brugt i hverdagen.

Er du i tvivl om, hvilket system der passer til din virksomhed? Vi hjælper små virksomheder med at vælge og implementere digitale løsninger, som fungerer i hverdagen.