Heldigvis nej.
Digital Post er det offentliges digitale postkasse, mens e-Boks og mit.dk er digitale postkasser drevet af private leverandører. Ligesom du selv kan vælge, hvilken type postkasse du bruger til fysisk post, så kan du også selv vælge, om du vil bruge e-Boks eller mit.dk til digital post. Både e-Boks og mit.dk kan også modtage post fra private aktører (fx din bank).
Hvad skal du så vælge?
Det er i princippet lige meget, om du vælger e-Boks eller mit.dk. Du kan se al din virksomheds digitale post begge steder.
Vores anbefaling er derfor, at du vælger den løsning du kender fra din private digitale post. Og at du bruger enten e-Boks eller mit.dk (og ikke begge to).
Der er dog et par ting, du skal være opmærksom på. Dem gennemgår vi i denne guide.
Hvad er Digital Post?
Digital Post er den fællesoffentlige løsning, som myndigheder bruger til sikker digital kommunikation med virksomheder og borgere.
Når din virksomhed får et CVR-nummer, bliver der automatisk oprettet en Digital Post-postkasse til virksomheden. Du får dog ikke automatisk adgang. Du tildeler adgang via rettighedsportalen (https://rettighedsportal.digitalpost.dk/).
Det er her, offentlige myndigheder kan sende eksempelvis:
- breve fra Skattestyrelsen (vær dog opmærksom på, at for nogle ting, skal du ind på skats hjemmeside og aktivere, at du får beskeder. Det gælder fx påmindelser om momsindberetning)
- beskeder fra kommunen
- oplysninger om frister
- henvendelser fra andre offentlige myndigheder.
Som virksomhed har du pligt til at modtage og læse Digital Post fra offentlige myndigheder.
Digital Post fra det offentlige har samme retsvirkning som et fysisk brev. Det betyder, at det er virksomhedens ansvar at holde øje med postkassen og reagere på de breve og frister, der kommer.
Du kan læse mere her: https://virksomhedsguiden.dk/content/ydelser/digital-post-til-din-virksomhed/04a9656f-d3fb-4aae-9d9e-66ab4112c409/
Hvor kan virksomheden læse Digital Post?
Her kommer en af de ting, der ofte skaber forvirring:
Digital Post er selve det offentlige postsystem. Virk, e-Boks og mit.dk er forskellige platforme, hvor du kan få adgang til posten.
Som virksomhed kan du læse Digital Post fra offentlige myndigheder via:
- Digital Post på Virk
- Digital Post-appen
- e-Boks
- mit.dk.
Det betyder ikke, at du har fire forskellige offentlige postkasser.
Et brev fra en offentlig myndighed bliver heller ikke til fire forskellige breve. Platformene giver adgang til den samme bagvedliggende Digital Post-løsning.
Du behøver derfor ikke kontrollere alle platformene for at finde forskellige breve fra det offentlige.
Hvad er e-Boks?
e-Boks er en privat platform.
Her kan du få adgang til virksomhedens Digital Post fra offentlige myndigheder, men e-Boks kan samtidig bruges til at modtage digital post fra private virksomheder.
Det kan eksempelvis være post fra en bank, et forsikringsselskab eller en anden virksomhed, der benytter e-Boks til at kommunikere med sine kunder – det gør mange af forsyningsselskaberne eksempelvis.
Det betyder, at du kan bruge e-Boks som et samlet sted, hvor du både kan se:
Post fra det offentlige
Virksomhedens Digital Post fra offentlige myndigheder.
Post fra private afsendere
Post fra virksomheder, som benytter e-Boks.
Hvis du allerede bruger e-Boks privat, kan det derfor være oplagt også at bruge e-Boks som din primære indgang til virksomhedens digitale post.
Vær opmærksom på, at hvis en privat virksomhed sender gennem e-Boks, betyder det ikke automatisk, at brevet også kan ses på mit.dk – og omvendt. Du kan forvente, at din bank, dit forsikringsselskab mv. kan sende til begge postkasser.
Du kan se al post fra det offentlige i både e-Boks og mit.dk.
Hvad er mit.dk?
mit.dk fungerer på mange måder efter samme princip som e-Boks.
Du kan se:
Post fra det offentlige
Virksomhedens Digital Post fra offentlige myndigheder.
Post fra private afsendere
Post fra virksomheder, som benytter mit.dk
Privat post i e-Boks og mit.dk er ikke nødvendigvis den samme.
Vær opmærksom på, at hvis en privat virksomhed sender gennem e-Boks, betyder det ikke automatisk, at brevet også kan ses på mit.dk – og omvendt. Du kan forvente, at din bank, dit forsikringsselskab mv. kan sende til begge postkasser.
Du kan se al post fra det offentlige i både e-Boks og mit.dk.
Hvad er forskellen på Digital Post, e-Boks og mit.dk?
Den enkleste måde at forstå forskellen på er denne:
| Løsning | Post fra offentlige myndigheder | Post fra private virksomheder |
|---|---|---|
| Digital Post på Virk | Ja | Nej |
| Digital Post-appen | Ja | Nej |
| e-Boks | Ja | Ja, fra virksomheder der bruger e-Boks |
| mit.dk | Ja | Ja, fra virksomheder der bruger mit.dk |
Du behøver altså ikke kontrollere alle steder for at finde forskellige breve fra det offentlige.
Men hvis din virksomhed modtager digital post fra private virksomheder, skal du være opmærksom på, hvilken platform afsenderen benytter. Du kan forvente, at din bank, forsikringsselskaber mv. kan kommunikere via både e-Boks og mit.dk.
Husk at give adgang til virksomhedens Digital Post
Virksomhedens Digital Post bliver oprettet automatisk, men det betyder ikke, at alle relevante medarbejdere automatisk har adgang til den.
Hvis virksomheden bruger MitID Erhverv, skal de relevante rettigheder til Digital Post tildeles særskilt.
Læs også: Kan dine tidligere ansatte stadig komme ind?
Her gennemgår vi nogle af de steder, du bør tjekke, når en medarbejder eller ekstern bogholder ikke længere skal have adgang til virksomhedens digitale systemer. Du kan bruge den samme guide som en tjekliste, når du skal tildele rettigheder til en ny medarbejder.
Du har pligt til at holde øje med Digital Post
Uanset om du vælger at læse posten via Virk, e-Boks eller mit.dk, er der én ting, som er vigtig at huske:
Det er virksomhedens ansvar at holde øje med Digital Post fra offentlige myndigheder.
Det er ikke en undskyldning, at man har overset posten.
Et godt praktisk råd er at slå notifikationer om ny Digital Post til.
På den måde kan du få besked, når der kommer ny post, i stedet for at skulle huske at logge ind for at kontrollere postkassen hele tiden.
Tips til at gøre virksomhedens digitale post enkel
For en mindre virksomhed behøver administrationen af Digital Post ikke være kompliceret.
Vi anbefaler denne fremgangsmåde:
- Vælg e-Boks eller mit.dk som din primære indbakke. Brug gerne den løsning, du allerede kender privat.
- Sørg for, at virksomhedens Digital Post fra det offentlige kan ses der.
- Slå notifikationer til, så du får besked, når der kommer ny Digital Post.
- Aftal, hvem der har ansvaret. Hvis I er flere i virksomheden, skal det være tydeligt, hvem der holder øje med posten og reagerer på den.
- Gennemgå adgangene jævnligt. Når en medarbejder eller ekstern bogholder stopper, skal deres adgang til Digital Post fjernes.
- Hvis ovenstående ikke virker, kan I overveje, om I skal have videresendt posten direkte ned i en almindelig indbakke. Det er der også mulighed for. I skal dog overveje, om det påvirker jeres IT-sikkerhed.
Målet er ikke at kontrollere så mange indbakker som muligt.
Målet er at have en enkel arbejdsgang, hvor vigtig post bliver set og håndteret til tiden.
Jo enklere du gør rutinen, desto lettere er det at sikre, at virksomhedens vigtige digitale post rent faktisk bliver læst.
Har du styr på virksomhedens digitale post?
Er du i tvivl om, hvem der har adgang til virksomhedens Digital Post, eller hvordan du får sat det rigtigt op?
Vi hjælper mindre virksomheder med at få styr på de digitale løsninger og den daglige administration. Det kan være alt fra MitID Erhverv og Digital Post til konkrete arbejdsgange, der gør administrationen lettere at holde styr på.
Kontakt os, hvis du har brug for hjælp til at få det sat op.
Skriv et svar