Når en medarbejder eller en ekstern bogholder stopper i virksomheden, er det let at tro, at adgangen til virksomhedens digitale løsninger som e-boks, Digital Post, adgang til netbank osv. automatisk bliver lukket.

Det gør den desværre ikke.

Mange virksomheder husker at deaktivere medarbejderen ét sted, men glemmer, at de samme personer ofte er oprettet flere forskellige steder, hvor der skal lukkes særskilt for adgangen hvert sted. Det gør sig fx gældende for adgange til mange af de offentlige systemer som digital post, e-boks og skat.

Resultatet kan være, at en tidligere medarbejder fortsat har adgang til virksomhedens post, økonomi eller offentlige selvbetjeningsløsninger – uden at virksomheden er klar over det.

Det er ikke nok at slette adgangen til e-boks

MitID Erhverv fungerer som en digital nøgle som kan åbne til mange forskellige digitale tjenester (netbank, skat, økonomisystem, virksomhedens elselskab osv.).

Det betyder, at I manuelt skal fjerne adgangen alle de steder, som de ikke længere skal have adgang. Det er heldigvis nemmere end det lyder.

Derudover skal I også huske at fjerne adgange til de systemer, som bruger en anden form for login end mitID.

Har medarbejderen eksempelvis kunnet:

• læse virksomhedens post,
• bogføre bilag,
• indberette moms,
• logge på netbanken eller
• administrere virksomheden på Virk,

skal adgangen som regel fjernes separat de enkelte steder.

Tjekliste: Har I fjernet alle adgange?

Nedenfor finder du en tjekliste over de mest almindelige steder, hvor en administrativ medarbejder eller ekstern bogholder kan have adgang.

MitID Erhverv

Fjern medarbejderens rettigheder til at agere digitalt på virksomhedens vegne.

Der er guides til at fjerne adgangen her: https://mitid-erhverv.dk/sadan-bruger-du-mitid-erhverv/

Digital Post

Kontroller adgangen til virksomhedens digitale post fra det offentlige, herunder meddelelser fra blandt andet Virk og andre offentlige myndigheder.

I styrer rettighederne her: https://rettighedsportal.digitalpost.dk/

e-Boks

Fjern adgangen til virksomhedens e-Boks.

E-boks er separat elektronisk postkasse, hvor I kan modtage digital post fra både offentlige og private afsendere. Adgangen til e-boks bliver ikke fjernet automatisk, når du fjerner adgangen til digital post på rettighedsportalen.

I skal i stedet ind og gøre det manuelt her: https://brugersupport.e-boks.dk/hc/da/articles/206788750-Hvordan-sletter-jeg-andres-l%C3%A6seadgang-til-min-post

Skat, moms og lønindberetning

Kontroller rettighederne på Skats selvbetjeningsløsninger. I giver adgang via tastselv erhverv. Du fjerner medarbejderen ved at fjerne personen fra rollen. Vær opmærksom på at tjekke, at I har fået fjernet alle rettigheder.

Du finder guiden til tastselv erhverv her: https://skat.dk/erhverv/hjaelp-til-tastselv-erhverv/giv-andre-adgang-til-tastselv-erhverv/giv-medarbejdere-adgang-til-virksomhedens-tastselv-erhverv

Netbank

Bankadgange administreres normalt direkte i netbanken.

Hvordan medarbejdere oprettes og slettes varierer fra bank til bank. De fjernes ikke automatisk.

Økonomisystem

Gennemgå virksomhedens økonomisystem, eksempelvis Billy, Dinero, e-conomic, Uniconta eller et andet regnskabsprogram.

Her kan tidligere medarbejdere ofte stadig have brugeradgang, hvis den ikke aktivt er blevet slettet.

Andre systemer

Husk også alle øvrige digitale løsninger, som medarbejderen har anvendt.

Det kan eksempelvis være:

• lønsystem
• CRM-system
• dokumentstyring
• SharePoint eller OneDrive
• projektstyring
• tidsregistrering
• faktureringssystem
• lager- eller ordresystem

Gør det til en fast del af jeres offboarding

En af de bedste måder at undgå glemte adgange på er at have en fast tjekliste, når en medarbejder stopper.

På den måde bliver alle relevante systemer gennemgået hver gang, og risikoen for utilsigtet adgang bliver væsentligt mindre.

Det tager som regel kun få minutter – men kan spare virksomheden for både sikkerhedsproblemer og bekymringer senere.

I kan også vænne jer til at sætte tidsbegrænsning på adgange, så de automatisk udløber på et tidspunkt. I kan altid genaktivere adgangen.

Vi kan hjælpe med at få styr på de digitale adgange

Hos MGS Digital hjælper vi små virksomheder med at skabe overblik over deres administration.

Vi kan blandt andet hjælpe med:

• gennemgang af medarbejderes digitale adgange
• oprydning i MitID Erhverv og brugerrettigheder
• struktur på digitale arbejdsgange
• implementering af sikre administrative processer
• rådgivning om digital administration og compliance

Er du i tvivl om, hvor mange steder en tidligere medarbejder stadig har adgang, hjælper vi gerne med at gennemgå virksomhedens digitale opsætning.